Bár az utóbbi időben nagy mértékű fejlődésen ment keresztül a legtöbb civil szervezet digitális eszközhasználat terén, sok szervezet használ még a szervezeti kommunikációban magánszemélyekre szabott Google szolgáltatást.
Ez azon kívül, hogy szervezet@gmail.com megjelenést kölcsönöz a szervezeti kommunikációban, jelentős hátránnyal jár a munkaszervezésben, dokumentum megosztásban, valamint információbiztonság terén, amely erősen kihat a szervezet hatékonyságára, végső soron arra a hatásra is, melyet elérni akar.
A Gmaillel ellentétben a Google Workspace kifejezetten csapatmunkához készült, és további testreszabási lehetőségeket, integrációs, biztonsági intézkedéseket és tárhelyet biztosít, amelyek elengedhetetlenek a szervezeti (üzleti/civil szervezeti) felhasználók számára.
Az alábbi cikkben említünk pár olyan szempontot, amelyet érdemes átgondolni.
Sok civil szervezet azért hoz létre magán Gmail fiókot a szervezetnek, mert az ingyenes. A Google Workspace használatához havi előfizetési díjat kell fizetni, ezt azonban a Google a nonprofit programja keretében a civil szervezetek számára elengedi. Tehát a profi Google csomag ugyanúgy ingyenes a civileknek, mint a magán Gmail.
A Google Workspace extra funkciói, amelyeket a magán Gmail nem vagy nem olyan magas szinten tartalmaz:
Saját domain név használata: Amíg a Gmailben kötelező a @gmail.com végződésű e-mail cím használata, addig a Google Workspace lehetőséget kínál a saját domain használatára a szervezeti email címek esetén. Szervezetenként több email cím létrehozható.
Felhasználók és dokumentumok központi felügyelete: A Gmailben csak egy email cím és egy felhasználó lehet, aki ráadásul teljes jogkörrel felügyelheti a fiókban tárolt leveleket és más dokumentumokat, valamint a bejelentkezési adatokat. Ezzel szemben a Google Workspace-ben lehetőség nyílik a felhasználók számára külön fiókok és email címek létrehozására, valamint ezek egy fiókból történő felügyeletére. Ez megkönnyíti a jogosultságok kezelését, és növeli az adatbiztonságot is.
Megosztott meghajtó, azaz shared drive: Azon kívül, hogy minden email fiókhoz tartozik dokumentumkezelő felület, ahol a létrehozott dokumentumokat meg lehet osztani bárkivel, a Google for Nonprofits program által biztosított Google Workspace magába foglalja a megosztott meghajtókat is. Használatával elejét lehet venni annak a káosznak, hogy a dokumentumok egy-egy munkatárs saját fiókjában képződnek, amelyeket megoszt másokkal, akik azt elrakják magunknál valahová, és nagy valószínűséggel mindenki máshová. Sokszor van bajban a szervezet, hogy hogyan kezeli azokat a dokumentumokat, amelyeket egy már korábbi dolgozó hozott létre, és így nincsenek meg a megfelelő jogosultságok a dokumentum további használatára.
A megosztott meghajtó funkció által minden munkatárs pontosan tudja, hogy a közös dokumentumok hol vannak, és hozzáfér anélkül, hogy egyenként meg lennének vele osztva. Ha pedig valaki nem dolgozik tovább a szervezetnél, a jogosultsága megszűnik, ezért a szervezet munkájában résztvevő önkéntesek, tagok, munkatársak fluktuációja esetén is kiemelkedő jelentőségű a közös meghajtó. Természetesen a megosztott meghajtón tárolt dokumentumokat, mappákat is meg lehet osztani külső felhasználókkal is, különböző jogosultságokat biztosítva számukra (pl. csak lássa vagy csak hozzászólhat, de nem szerkesztheti, szerkeszti).
A megosztott meghajtón létrehozott dokumentumok közös szerkesztése során a csapat tagjainak közvetlenül adhatunk ki feladatokat (pl. egy-egy adat helyességét ellenőriztetjük másik kollégánkkal), amiről ő közvetlen értesítést kap.
Nagyobb tárhely: Az ingyenes Gmail 15GB tárterületet biztosít a felhasználóknak a leveleik és egyéb dokumentumaik tárolására. A Google Workspace Nonprofit csomag 30GB tárhelyet biztosít felhasználónként, ami igény szerint tovább bővíthető akár korlátlan méretűre (a bővítésnek már van díja).
Csapatmunkát támogató alkalmazások: Mind a Gmail, mind a Google Workspace hozzáférést biztosít a felhasználóknak további hatékonyságnövelő alkalmazásokhoz, azonban ezek funkcionalitása attól függően eltérhet, hogy melyik típusú fiókot használjuk. Ingyenes Gmail fiókkal hozzáférést kap az alapvető alkalmazásokhoz és szolgáltatásokhoz, beleértve a Google Drive-ot, a Dokumentumokat, a Táblázatokat és a Diákat. A Google Workspace segítségével is hozzáférhetünk ugyanazokhoz az alkalmazásokhoz, mint például a Gmail, valamint a Google Meet, a Calendar, a Chat, a Keep Sites, a Forms és a Current. Ezek az alkalmazások a Google Workspace keretein belül sokkal kiterjedtebb funkciókkal rendelkeznek, mint az intelligens keresési lehetőségek, mélyreható biztonsági ellenőrzések és még sok más.
Csapatmunka során nagyon hasznos a közös naptárhasználat, ahol a csapat tagjai látják egymás elfoglaltságát is, és ennek tudatában tudnak közös megbeszéléseket, programokat kezdeményezni.
Több résztvevős videokonferenciák: A Gmailben a Google Meet maximum 100 fős videokonferenciákat tarthatunk, azonban a konferencia hossza 60 percben limitált. A Google Workspaceben korlátlan idejű konferenciákat tarthatunk szintén 100 főig. A Workspace nonprofit csomagja által biztosított Google Meet használata során néhány egyszerű funkció segíti a közös munkát vagy online workshopok, webinárok tartását, úgymint a kérdések feltétele, ahol az előadó tudja követni, hogy milyen kérdések érkeztek be és melyiket válaszolta már meg; továbbá a szavazás, és a szekciószobák létrehozása. A videokonferencia közben feltett kérdéseket és a szavazás eredményét a Google tárolja és azt a saját meghajtónkon elérhetővé teszi számunkra. Nincs sok és komplikált funkciója a Google Meet-nek a nonprofit csomagban, csak éppen annyi, amennyi megkönnyíti az online megbeszéléseket és könnyen kezelhetővé teszi.
Támogatás: Gmail felhasználóként csak és kizárólag a Gmail súgóközpontjára támaszkodhatunk, amennyiben valamilyen problémába ütköznénk. Fizetős Google Workspace felhasználóként a Google napi 24 órás segítségnyújtást biztosít, az ingyenes nonprofit csomagban pedig a Google Help Community-tól kérdezhetünk a súgóközpont mellett.
További információ a Google oldalán található, ahol el is lehet indítani az ingyenes Nonprofit csomag igénylését.
A NIOK Alapítvány által működtetett CivilTech program keretében hamarosan a Google Workspace szolgáltatására való átálláshoz is igényelhető technikai támogatási szolgáltatás.
Ha szeretnéd megtanulni, hogyan vigyázhatsz jobban az adatvédelemre és a kiberbiztonságra, regisztrálj a Digitális biztonságról és védelemről szóló ingyenes, önképző tanfolyamunkra.
A cikk Kárpáti Szabolcs, a Xineon-IT Műszaki Szolgáltató Kft. ügyvezetőjének szakértői közreműködésével készült.
Fotó: Miguel Á. Padriñán / Pexels licenc alapján.