Az alábbiakban végigvesszük, hogy jelenleg a Chat GPT, a copilot és társai hogyan tudják (vagy nem tudják) támogatni a pályázatírás folyamatát. Elöljáróban annyit, hogy az AI fejlesztések nagyon gyors ütemben fejlődnek, és bár a lenti összefoglaló konklúziója egyértelműen az, hogy jelenleg még ez az eszköz nem jelent komoly segítséget a pályázatírás folyamatában, nem biztos, hogy ez pár hét vagy hónap múlva is így lesz. A kezdetleges eredmények ellenére a cikk célja az, hogy mindenkit bíztassunk arra, hogy bátran kísérletezgessen, gyakorolja a prompt (GPT-nek adott instrukciók) írását, mert - egyelőre elsősorban a szöveggenerálás területén - egyre látványosabb eredményeket lehet elérni – a pályázatok írása terén is.
Az alábbiakban elsősorban a GPT ingyenes verzióját teszteltük, a nemrég megjelent GPT-4.0 valamivel hatékonyabb a lenti feladatok kezelésében, bár átütő eredmények még ott sincsenek.
Nem szerepelnek az anyagban azok az egyébként egyre ügyesebb generative AI alkalmazások, melyek magyar nyelven egyelőre nem hoznak értékelhető eredményeket (pl perplexity, a jasper.ai, gemini).
A pályázás teljes folyamata mentén értékelem az eszközök használhatóságát, hogy hogyan teljesít ezekben:
Pályázatok keresése
Pályázatok értelmezése
Pályázatok írása és dokumentáció kitöltése
Pályázatok keresése
Összegzés: Egyelőre sem a rendelkezésre álló általános (ChatGPT), sem az erre a célra fejlesztett (pl. www.palyazat.ai) felületek nem helyettesítik a szakemberek által (is) kezelt non-profit pályázatfigyelő oldalakat, pl. www.nonprofit.hu/palyazatok vagy palyazatok.org/palyazatok-civil-szervezeteknek/.
Hogy használjam?
A Chat GPT egy nyelvi modell, nem keresőmotor, pályázatok keresésére ezért – egyelőre legalábbis – nem hoz átütő megoldást. Mind az ingyenes Chat GPT 3.5 mind a fizetős formában és tesztként már elérhető a GPT-4 és a GPT-4.0 verzió egyelőre ugyanazokat a hibákat és hiányosságokat produkálja, azaz:
nem létező, nem aktuális pályázatokat sorol fel
a hivatkozott url-ek gyakran hibásak, nem valósak
a pályázati határidők is, de előfordulhat olyan anomália is, hogy egy nem létező Alap nevét idézi be a GPT….
Létezik egyébként már egy AI által generált magyar pályázatkereső felület, a palyazat.ai, melyben civil pályázatokra is lehet szűrni. Bár a ChatGPT-nél relevánsabb eredményeket kapunk, felhasználói szempontból egyelőre ez a klasszikus pályázatfigyelő oldalakhoz (még ha azok gyakran nem is ingyenesek) képest gyakorlati előnyt nem nyújt.
Pályázatok értelmezése
Összegzés: Ha a keresést nem is, a többoldalas dokumentumok végigbogarászását már valamennyire meggyorsíthatja pl. a Chat GPT is. Ha nem beszélünk idegen nyelveket, akkor egy külföldi pályázat esetén is segíthet nekünk.
Hogyan használjam?
Behivatkozhatsz linkként egy pályázati kiírást, de ami még jobb: a csatolmány ikonra kattintva feltölthetsz a GPT-be dokumentumokat, akár pdf formátumban is. Mire jó ez? Feltölthetsz például 20-30 oldalas (akár nem magyar nyelvű) pályázati kiírásokat is és megkérheted a GPT-t, hogy konkrét kérdéseid mentén értelmezze, elemezze a kiírást. (Itt most nem térünk ki részletesen a feltöltéssel kapcsolatos adatbiztonsági kérdésekre, csak nagyon röviden: nyilvánosan elérhető dokumentumok feltöltése esetén értelemszerűen nem kell aggódni, itt nem merül fel adatbiztonsági kérdés, viszont például szenzitív vagy személyes adatokat tartalmazó adatbázisokat, bizalmas dokumentumokat, olyan képeket, amit nem szeretnél viszontlátni nyilvánosan, inkább ne tölts fel.)
Fontos, hogy ilyenkor világos, konkrét kérdéseket tegyél fel és részletes, pontos instrukciókat adj.
Például:
A csatolt dokumentum egy pályázati kiírás. Kérlek, idézd szó szerint / magyar nyelvre fordítva írd meg, hogy milyen feltételeknek kell megfelelnie a pályázó szervezeteknek. Kérlek, sorolj fel minden olyan feltételt, amit a kiírásban találsz. Add meg, hogy ezeket a feltételeket a csatolmány hányadik oldalán találom meg.
VAGY:
Listázd kérlek, hogy milyen hivatalos dokumentumokat kell benyújtani a pályázat során. Jelezd azt is, hogy ezeket az információkat a csatolt dokumentum hányadik oldalán találtad.
VAGY:
A csatolt pályázati kiírás mellé csatolom az alapítványom alapító okiratát és a tavalyi közhasznúsági jelentését. Ellenőrizd, hogy a csatolt dokumentumok alapján az szervezetem pályázásra jogosult-e. Írd le kérlek, hogy a hivatkozott feltételeket pontosan hol találtad a pályázati kiírásban és a csatolt hivatalos dokumentumokban.
VAGY:
Küldd vissza, kérlek, word formátumban a csatolt a pályázati kiírást úgy, hogy bejelölöd a szövegben sárga háttérszínnel, hogy pontosan milyen dokumentumokat kell beadni a pályázó szervezeteknek.
Fontos: Mivel a GPT által küldött dokumentumok és válaszok mindegyikét ellenőrizni kell, ezért minimális az az idő, amit összességében meg tudunk spórolni. A ChatGPT ugyanis itt is gyakran hallucinál. Előfordulhat például, hogy a világos kérésed ellenére nem a beadandó dokumentumokat emeli ki a visszaküldött szövegben sárgával, hanem mondjuk pályázati feltételeket. Vagy még rosszabb: teljesen más, a szövegben nem szereplő dokumentumokat sorol fel beadandóként. Szóval egyelőre nem tökéletes asszisztens ezen a területen se, időt egyelőre inkább csak a hosszabb pályázatok esetén tudsz talán spórolni vele.
Pályázat megírása és pályázati dokumentáció kitöltése
Összegzés: Ha van egy korábban beadott hasonló pályázatunk, vagy a weboldalunkon elérhető a pályázathoz szükséges információk jelentősebb része, akkor a pályázati vázlat megírását rábízhatjuk a ChatGPT-re.
Hogyan használjam?
A ChatGPT a vele megosztott forrásdokumetumokból össze tudja nekünk vadászni – több-kevesebb sikerrel – a pályázáshoz szükséges információkat. Nem fog tökéletes munkát végezni, és minden általa készített információt ellenőrizni kell, de egész ügyes munkát tud végezni már sok esetben.
Ha a pályázatot nem online felületen kell kitölteni, hanem egy letölthető excel, word vagy pdf dokumentumot kell leadni, akkor a ChatGPT-vel akár egy-az egyben is ki tudom töltetni ezeket a file-okat. Hogyan?
Töltsd ki a csatolt pályázati adatlapot a xy szervezet adataival, melyeket a www.xyszervezet.hu oldalon találsz meg. Kérlek, word formátumban küldd vissza nekem a kitöltött dokumentumokat. Amelyik kérdésre nem találod a weblapon a választ, azt hagyd üresen. Figyelj arra is, hogy a visszaküldött dokumentum formátuma megegyezzen az eredetileg csatolt dokumentummal.
VAGY:
Kérlek, töltsd ki a csatolt pályázati dokumentációt a csatolt dokumentum (egy korábbi hasonló pályázati anyag) alapján. Amelyik kérdésre nem találod a választ, azt hagyd üresen. Figyelj arra is, hogy a visszaküldött dokumentum formátuma megegyezzen az eredetileg csatolt dokumentummal.
Minderre egyébként – rövid szöveg esetén – pl a Copilot (a Microsoft AI-alapú ún. virtuális asszisztense) is tökéletesen használható, leszámítva, hogy az ingyenes verzióra egyelőre nem lehet feltölteni word vagy pdf dokumentumokat, tehát a szöveget kell bemásolnod és ő aztán egy stilárisan és helyesírási szempontból is remekül kijavított szöveget küld vissza.
Megint csak: minimális az az idő, amit összességében meg tudunk mindezzel spórolni, mert a GPT által küldött dokumentumok és válaszok mindegyikét ellenőrizni kell. A formátum megőrzésén például még sokszor elvérzik. Előfordul az is, hogy nem a megfelelő válaszok kerülnek a megfelelő kérdések mellé. Általában azoknak a száraz tényadatoknak (név, adószám, számlaszám) a betöltésével birkózik meg ügyesen a rendszer, ami a forrásfileon (weboldal, vagy csatolt pályázati anyag) is jól beazonosíthatóan érhető el. De például, ha fel kell sorolni mondjuk az alapítvány tisztségviselőit, a GPT-nek gyakran (nem mindig) gondot okoz, ha a forrásfile-ban nem tisztségviselőként, hanem „kuratóriumként”, vagy „felügyelő bizottságként” vannak feltüntetve a tisztségviselők.
Ne feledjük, a GPT algoritmusokkal dolgozik, nem tudja kitalálni, hogy mire vagyunk kíváncsiak, és nem tudja feltétlenül, hogy egy-egy terminológia a mi szervezetünk esetén pontosan mit fed le. Nagyon pontosan, szájbarágósan kell instruálnunk.
Pályázati anyag ellenőrzése
Összegzés: A kész pályázati dokumentáció stiláris és nyelvhelyességi ellenőrzésére remekül használható a Chat GPT is. Erre a Bingen keresztül ingyenes alap Copilot talán még jobb, de ismét fontos elmondani, hogy az ingyenes verzióra nem lehet feltölteni word vagy pdf dokumentumokat, tehát egy (limitált hosszúságú) szöveget tudsz csak bemásolni és arra küldi vissza a Copilot a javított szöveget. Kérésre kilistázza, hogy miket javított a szövegben.
Hogyan működik?
Például:
Küldök/csatolok egy szöveget. Javítsd ki a helyesírási hibákat és tegyél javaslatokat esetleges stiláris javításokra. A szöveg után listázd ki az összes javítást, amit az eredeti szöveghez képest eszközöltél.
Elszámolások, excel file-ok kezelése
Összegzés: Ha excel formában kell elszámolást leadni, annak összeállítására, elemzésére ellenőrzésére is mind a Microsoft Copilot, mind a Chat GPT jól használható.
Hogyan működik?
Az excel toolbar jobb felső sarkában a „Bővítmények” gomb lenyomásával lehetőségünk van plug-inként hozzáadni a GPT-t az excel programunkhoz. Mit jelent ez magyarul? Számos funkció, amit eddig képlettel, kézi formázással oldottunk meg az excelben, azt most az instrukcióink mentén elvégzi nekünk a GPT. Többféle plug-in érhető el a bővítmények közt GPT néven és többnyire mindegyikhez van rövid videós használati útmutató. Éppen ezért itt most nem térek ki ezek részletes bemutatására, amit érdemes tudni, hogy ezek a bővítmények kis gyakorlással az excel táblánk formázását, elemzését és javítását is hatékonyan tudják támogatni.
Napról napra többet tudnak az AI alapú támogató eszközök, érdemes barátkozni velük és türelemmel próbálgatni őket. A fenti tapasztalataink is – a fejlesztések gyors üteme miatt – már lehet, hogy holnapután idejétmúltak lesznek. Hiába, ez már egy igen gyors világ!