A MU Színház immár 31. éve népszerűsíti a hazai előadó-művészeti kultúrát. Programjaival lehetőséget ad fiataloknak és idősebbeknek, civileknek és alulról jövő kezdeményezéseknek, és művészeti eszközökkel erősíti az aktív részvételük lehetőségét. Kerületi csoportokkal, oktatási intézményekkel működnek együtt, hogy a résztvevők lehetőséget kapjanak kreativitásuk, önismeretük, kommunikációjuk fejlesztésére, miközben élő kulturális közösség tagjaivá is válnak.
Kárpáti Lili Melánia a Színház programszervezőjeként ezzel a közösséggel igyekszik tartani a kapcsolatot az online térben is, most ő osztja meg tapasztalatait a MailChimp hírlevélküldő szervezeti használatáról.
A MU Színház tevékenységéről a fenti rövid összefoglaló alapján kijelenthető, hogy mind tartalmában, mind célcsoportjában nagyon változatos, bőven van mit kommunikálnia magáról. Színházként, közösségi és edukációs műhelyként mindig új események, együttműködések, projektek indulnak náluk, melyhez folyamatosan lehet csatlakozni. A social média felületeken is jelen vannak, de egy havi hírlevélben könnyebben fogják egybe mindazokat a kiemelt híreket, amelyek célcsoportjukat inkább érdekelhet. A hírlevél egyfajta összefoglalóként, ajánlóként működik, amit közvetlenebb formában tudnak eljuttatni közönségükhöz.
Hírlevél küldőre volt hát szükség…
A hírlevél szerepe a MU életében: közösségépítés és exkluzív ajánlatok
A MU-ban úgy vették észre, van egy lelkes “keményamag”, amelynek tagjai felbukkannak a különféle eseményeken, vesznek részt projektekben akár az önkéntesek vagy a partnerek közül, és leginkább ők iratkoznak fel a hírlevélre is, mint a közösség legelkötelezettebb tagjai. Ugyan a többi felületükön is elérik a Színházat, de a hírlevélen keresztül is kifejezik támogatásukat, a MU-hoz és közösségükhöz való kapcsolódásukat. Így bár nem a hírlevél a legtöbb embert elérő és leglátogatottabb kommunikációs felületük - ez sorrendben a Facebook, majd az Instagram, utána pedig a honlap - , de a MU törzsközönsége/közössége számára nagyon fontos felület.
Ezért a MU kommunikációs terve mára úgy néz ki, hogy a hírlevelet a támogatói bázisuk megerősítésére használják: időrendben előbb jelennek meg itt bizonyos információk, így a feliratkozók azok, akik elsőként értesülnek egy-egy programról vagy lehetőségről, melyek csak később jelennek meg a többi felületükön is. Tartalmilag a hírlevélben megtalálhatók a havi műsorajánlók, előadás- és programajánlók (mely információk miatt a hírlevélfeliratkozók hamarabb tudnak lecsapni a jegyekre például), gyakornoki/önkéntes/ közösségi projektben, előadásokban való részvételre szóló felhívások terjesztése. Olykor űrlapokat is megosztanak információgyűjtésre, közösségépítésre, felmérésekre, vagy éppen tematikus anyagokat válogatnak, saját cikkeket és művészekkel készített interjúkat osztanak meg itt.
Mire elég ehhez a MailChimp ingyenes verziója?
A MU Színháznál a hírlevél feliratkozók száma jelenleg 210 fő - törzsközönségnek szép nagy, de a címzettek száma még bőven az ingyenesen igénybe vehető szolgáltatási körbe tartozik a MailChimp használata esetén. Mivel a legelkötelezettebbek a hírlevél jelenlegi célcsoportja, az ilyen kör lassabban növekszik - így még egy darabig elegendő lehet a szolgáltatás ingyenes verziójához kapcsolódó címzett limit. Úgy is igaz ez, hogy a Színház jelenleg olykor akár 2 alkalommal is emailt küld a teljes címzettlistára - még nem volt szükségük kategóriát váltani a szolgáltatónál.
A MailChimp ugyanis kontaktszám és kiküldött levél mennyisége alapján megkülönböztet csomagokat. Van ingyenes csomag, illetve három típusú fizetős csomag is, amelyek havi előfizetéssel működnek. Minél nagyobb (és drágább) a csomag, annál több extra szolgáltatást lehet általa igénybe venni. 2023 márciusában a népszerű szolgáltatónál egy nagyobb változás történt az árazási struktúrában, amiről mi is írtunk itt, de természetesen érdemes mindig megnézni az aktuális feltételeket a szolgáltató honlapján.
Mivel tehát a MU számára nem a hírlevél a legfőbb kommunikációs és hirdetési platform, nem volt indokolt, hogy a legtöbb extra funkcióval bíró csomagot válasszák - érdemes mindenkinek hasonlóan végig gondolnia a jelenlegi és középtávon várható szempontjait, és ezután választani az ingyenes vagy fizetős lehetőségek között. Az olyan extra funkciók például, mint a dinamikus tartalom, amivel olyan elrendezést lehet létrehozni az emailben, amiben személyre szabható a tartalmakat lehet létrehozni különböző célcsoportok számára, vagy éppen az a/b testing, amelyben a különböző elemeket (tárgy, elrendezés,tartalom, küldési időpontok) lehet tesztelni és leszűrni annak alapján, hogy mi az eredmény, mi a leghatékonyabb, mire fogékony a közönség, a MU-nál egyelőre nem használják a hírlevéllel kapcsolatban. Ugyanakkor egyetlen funkció kihasználása is csábíthat csomag váltásra - Kárpáti Lili például egyértelműen ilyennek látja az AI generálta tartalmak és segítség lehetőségét, amely miatt most is gondolkodnak, mikor jöhet el a csomagváltás ideje.
Az ingyenes verzióra is igaz, mindenesetre, hogy a platform használata felhasználóbarát, kezelése egyszerű és nem igényel nagy jártasságot - viszont a hírlevél küldő minden előnye megvan a gmail-ről történő spameléssel szemben. (Ha tudni szeretnéd, miért ne küldj nagy mennyiségben levelet gmail fiókból, olvasd el cikkünket!) A MU megfogalmazása szerint “olyanok számára ideális, akik alap, beugró szintű hírlevélküldő platformot keresnek.” Elakadás esetén pedig különféle Youtube videókban találtak megoldást, tekintve, hogy a MailChimp az egyik legismertebb hírlevélküldő, melyhez rengeteg ingyenes videó elérhető a neten. Tény, hogy az ingyenes verzióban egyetlen felhasználóhoz tartozhat csak kezelői engedély - ez gyakorlatban annyit jelent, hogy egyetlen email címmel léphetünk be a szervezet hírlevelének szerkesztéséhez és kiküldéséhez.
Az automata összekötések - mint pl. egy fizetőfelület vagy petíciós modul bekötése, esetleg Facebook lead generálás - sem kapnak szerepet egyelőre a MU hírlevelében, de természetesen a hírlevél sablonban megtalálhatók a gombok, melyek hivatkozással ellátott feliratokat kaphatnak.
A MU külső hivatkozásai általában a közösségi média oldalukra, a honlapjukra vagy az Interticket jegyvásárlói felületre vezetnek, esetleg valamilyen extra tartalomhoz (pl.: videó, zene). Egyetlen hátrányuk, hogy a hírlevélben külön figyelmet igényelnek ezek a külső hivatkozások, ugyanis megjelenésükben nem mindig egyértelmű, hogy a tartalom mögött link helyezkedik el, így felhasználó szinten nem garantált, hogy az olvasó rákattint a képre/címre.
Adatbázis karbantartása
A Színház, ahogy említettük, a 210 fős címzett listájára havonta maximum két hírlevelet küld ki a jelenlegi gyakorlat szerint, és így havonta egyszer-kétszer, általában a hírlevél küldése előtt átnézik az adatbázist, majd manuálisan törlik a spam-címes feliratkozókat. A rendszer nem szűr maradéktalanul, általában havi 20 leiratkozást el kell végezniük manuálisan a nem létező vagy hibás email címek miatt. A MU esetén a jelenlegi címzett lista mellett ez még kezezelhető mennyiségű plusz feladatot ad, azonban 1000 vagy annál több fős lista esetén már igencsak problematikussá válna a dolog…
Az viszont biztosan kijelenthető, hogy egy ingyenes hírlevélküldőt használva is értesítést kapunk, ha valamiért visszapattant a levelünk vagy spambe került, így van módunk kontrollálni az adatbázisunk frissítését. A felhasználói felület a népszerű drag and drop módszerrel könnyedén használható, és egy nem túl nagy címzett listára ingyenesen használható verziót is kipróbálhatunk. A beépített sablonok pedig segítenek egy sima emailnél sokkal izgalmasabb megjelenést kölcsönözni tartalmadnak, és a szervezeti arculati elemeket is belecsempészheted.
A MU Színház tapasztalataival is bátorítunk, hogy szervezeti kommunikációdhoz találd meg a neked megfelelő csomagot leendő hírleveleidhez!
Ha elolvasnád a cikksorozat további részeit az első kézből származó tapasztalatokkal, nézd meg őket alább!
Kapcsolódó tartalmak:
MailerLite tapasztalatok - MailChimp alternatíva a Szivárvány Misszió Alapítvány munkájában
A TASZ tapasztalatai a CiviCRM rendszerrel
Az Ökumenikus Egyház tapasztalata a Zapier automatizálási eszközzel