A kapott adományról történő beszámolás nem csupán törvényi kötelezettség, hanem a civil szervezet elemi érdeke is, hogy a már megszólított, bevont adományozói bizalmát megtartsa, hosszabb távon fenntartsa érdeklődésüket és elkötelezettségüket. Ezért a szervezetnek az adománygyűjtés folyamatában a nyilvánosságra és átláthatóságra kiemelten kell figyelnie.

Jogszabályi követelmények

A jogi előírások nem támasztanak túl nagy követelményeket. A 350/2011 (XII. 30.) Kormányrendelet előírja, hogy az adományozott köteles tájékoztatni az adományozót az adománygyűjtés pontos céljáról, valamint, ha az adományozó kiléte ismert, tájékoztatni őt az adomány felhasználásáról. A jogszabály rögzíti, hogy az adomány felhasználása és az erről szóló beszámolás során érvényesülnie kell a nyilvánosság és az átláthatóság feltételeinek. Azaz a civil szervezet az általa használt tájékoztatási eszközökön keresztül – így különösen honlapján, hírlevélben – ad tájékoztatást működéséről és az adományok felhasználásáról. A pénzügyi adatok mellett közérthető, rövid szöveges tájékoztatás is kötelező.

Az adományok felhasználásáról szóló tájékoztatásnak nincs pontos törvényi határideje, annyi a szabály, hogy legalább évente egy alkalommal meg kell, hogy történjen.

Formailag nem nyújt sok kapaszkodót a jogszabály, minden szervezetnek egyedileg kell mérlegelnie, hogy az ő esetében mi szolgálja a nyilvánosságot és átláthatóságot.

A kötelezettségnek való megfelelésen túl az adomány felhasználásáról szóló kommunikáció magának az adománygyűjtésnek is egyik fontos eleme, hiszen a támogatók ebből győződhetnek meg arról, hogy adományuk jó helyre került, elérte célját. Éppen ezért a törvényi előírásban szereplő, évente egyszeri, honlapon/hírlevélben történő kommunikáción túl a donor cycle során tervezzük meg, hogy mikor, milyen formában, milyen üzenettel növeljük támogatóink jó érzését és erősítjük elköteleződésüket.

Mi szerepeljen az adománygyűjtési beszámolóban?

Külön adománygyűjtési beszámolót írni nem kötelező, hogy ha a nyilvános és átlátható tájékoztatási kötelezettségének a szervezet más formában, pl. éves jelentésében, beszámolója mellékletében tesz eleget. Mi viszont mégis azt ajánljuk, hogy szánjunk az adománygyűjtési beszámolónak külön teret, hogy az adományozó hamar megtalálja, és könnyen emészthető formában kapja meg ezeket az információkat.

Nem kell nagy dologra vagy adminisztív jellegű, részletező és száraz szövegre gondolni! Elég lehet, sőt kommunikációs szempontból megfelelőbb, ha néhány mondatban, de igényesen megfogalmazzátok, hogy mennyi adományt kaptatok és azt mire fordítottátok, kihangsúlyozva a legfontosabbat, hogy mit értetek el az adományoknak köszönhetően, mi valósult meg, hogyan járult hozzá a változáshoz. Érdemes átgondolni, hogy az adományozóitok miért adományoznak éppen nektek, és a beszámolóban – akárcsak az adományozásra kérő üzenetben – az adományozást kiváltó érzésekre, motivációkra reagálni.

Ha tudtok az eredményről képet berakni (pl. felújítás eredménye, új eszköz, élmények), annál jobb, mert a képek által sokkal jobban át tudják élni az eredményt az olvasók is.

Ha több programra több forrásból is kaptok adományt, annak a honlapon történő megjelenítése valóban inkább egy adminisztratív jellegű feladat lehet, de itt is érdemes figyelni arra, hogy olvasmányos, könnyen érthető legyen.

Többféle példát látunk rá, természetesen a példák az adott szervezet viszonyaira vonatkoznak. Pl.

Vannak olyan szervezetek is, amelyek éves tevékenységükről hosszabb vagy rövidebb, színes-szagos beszámolót készítenek. (A jó beszámoló készítéséről itt olvashatsz.) Ez terepet kínál az adományozási infók beillesztésének is, természetesen itt is figyeljünk arra, hogy ne elrejtve legyen a sok szövegben, hanem valóban az átláthatóságot szolgálja.

Adománygyűjtési beszámolót természetesen nem csak akkor küldünk és teszünk ki, ha minden a terveknek megfelelően alakul,t és minden rózsás és sikeres. A jól megfogalmazott beszámolónak még nagyobb jelentősége van akkor, ha a támogatott ügyünk nem végződött sikerrel, vagy pl. csak félig valósult meg. A sikertelenséget az adományozó bizalmának fenntartása érdekében ne hallgassuk el vagy színezzük ki, viszont ebben az esetben nehezebb fenntartani az adományozó jó érzését, így feladatunk a puszta beszámoláson túl az is, hogy bemutassuk, hogy mi az a részeredmény, amihez az adomány mégis hozzá tudott járulni, vagy mi az a jövőbeni esemény, terv, ami tovább visz a megkezdett úton és reményt ad. Az is talaja lehet a további együttműködésnek, ha az adományozó látja az őszinteséget, és közben az erőt, reményt a további eredményekre.

Mikor, hogyan számoljunk be adománygyűjtésünkről?

Ahogy fentebb említettük, a jogszabály szerint a szervezet folyamatosan, de legalább évente egyszer tájékoztatja a nyilvánosságot működéséről és az adományok felhasználásáról. Ha a szervezet folyamatosan gyűjt adományt, a honlap mellett az év végi, és/vagy éves beszámoló elkészülte utáni kommunikációval együtt érdemes az eredményeket is megjeleníteni. Igazából bármilyen, további adományozásra felhívó kommunikáció során érdemes megerősíteni az adományozót abban, hogy a korábbi adománya jól hasznosult.

A kampányszerű gyűjtések esetében, ahol sokszor teljesen új támogatókat vonunk be, fontos az azonnali visszacsatolás. Az összeg összegyűlését követően, a tevékenység kezdetekor is érdemes egy rövid visszajelzést adni, a tevékenység lezárultakor pedig egy rövid, de részletesebb beszámolót küldeni.

A NIOK által működtetett Adjukössze.hu abban is segít az ott futó kampányoknak, hogy az oldalra feltöltött beszámolókat közvetlenül eljuttatja az adományozóknak, és a kampány lezárulta után fél évvel emlékeztetőt küld a kampányokat lezáró szervezeteknek, hogy töltsék fel adománygyűjtési beszámolójukat az oldalra. Mindaddig havonta emlékezteti erre a szervezeteket, amíg a beszámolás meg nem történik. A NIOK oly mértékben hisz a átláthatóság szükségességében és a visszajelzés erejében, hogy az Adjukössze.hu-n csak akkor lehet újabb kampányt indítani, ha a szervezet a korábbi kampány megvalósításának eredményeiről beszámolt adományozóinak.

Hol tegyük nyilvánossá az adománygyűjtési beszámolót?

A jogszabály alapján a szervezet az általa használt tájékoztatási eszközökön, de különösen a hírlevelében és a honlapján ad tájékoztatást a kapott és felhasznált adományokról. A kötelezettségeken túl kommunikációs szempontból itt is javasolt további csatornákat, felületeket alkalmazni.

Alapvető kommunikációs elvárás, hogy ahol az adományt kértük, azon a felületen vagy kommunikációs csatornán juttassuk el a beszámolót, mivel nagy valószínűséggel ugyanott fog az adományozó találkozni a két üzenettel. Ez nem csak az Adjukösszére vonatkozik, hanem bármilyen faliújság, helyi lap, hírlevél, stb. esetében is érvényes lehet.

A legfontosabb, hogy adományozónk elérhetőségi adataival rendelkezzünk, hiszen a leghatékonyabban akkor tudjuk tájékoztatni őket, ha email címük rendelkezésre áll. A közvetlen visszajelzés így a leghatékonyabb. A bankszámlára vagy pénzgyűjtő ládába, stb. érkező adományoknál ez sajnos nem megoldható, ilyen esetben a honlap, Facebook oldal, hírlevél (és ahol a gyűjtést kommunikáltuk) lehet a beszámolás csatornája.

Az átlátható, etikus adománygyűjtést folytatni kívánó szervezeteknek ajánljuk az Adománygyűjtő Szervezetek Önszabályozó Testülete által összeállított Etikai Kódex-et.

Az atlathatosag.eu oldalon további ajánlásokat, jó példákat is találtok.