A Bátor Tábor súlyosan és krónikusan beteg gyerekeknek, családjaiknak és osztálytársaiknak nyújt gyógyító élményeket. 2001 óta csaknem 30 000 résztvevőnek adtak bátorságot, erőt élményterápiás programjaikon. Az évek alatt az Alapítvány programpalettája folyamatosan bővült, és most már a kórháztól az iskolába való visszatérésig ott állnak a beteg gyerekek mellett, sőt online is bátorságot adnak. A GO! programmal egész évben a kórházakat látogatják, a 2021-ben elindított Suliprogrammal pedig az iskolába történő visszailleszkedést és egy jobb osztályközösség formálódását segítik. Hatvani táborhelyükön nyáron számtalan kalandos programmal várják a beteg gyerekeket. Őszi Családi Táboraikban 7 éven aluli, súlyos vagy tartós betegségben érintett gyerekeket nevelő családokat fogadnak egy élményekkel teli hosszúhétvégére. 2013 óta pedig azoknak családoknak szervezik meg a Lélekmadár Tábort, akik elvesztették gyermeküket.
A Bátor Tábor Alapítvány a Stronger Roots program támogatásával újragondolta rendszeres adományozói stratégiáját. A korábban működő, de fejlesztésre szoruló donormenedzsmentet egy tudatos, strukturált rendszer váltotta fel: így született meg a Bátorítók365 program. A koncepció kidolgozása időigényes volt, de eredményeként egységes arculat, célzott üzenetek és dedikált figyelem irányul most már a rendszeres támogatókra. A folyamat során a szervezet nemcsak technikai, hanem szemléleti szinten is új szintre lépett az adományszervezésben.
Elköteleződés új szinten: miért vált kulcskérdéssé a rendszeres támogatók bevonása?
A Bátor Tábor Alapítvány már évekkel ezelőtt felismerte, hogy a rendszeres támogatók bevonása és megtartása nem csupán pénzügyi kérdés, hanem stratégiai fontosságú a szervezet hosszú távú működéséhez. Noha korábban is létezett donormenedzsment-folyamat, és volt egy stabil bázisuk rendszeres adományozókból, ez a terület fejlesztésre szorult. A meglévő struktúra nem volt elég tudatosan felépítve, hiányzott belőle a stratégiai szemlélet, a következetes kommunikáció és az adományozói élmény tudatos tervezése. A Stronger Roots program keretet és motivációt biztosított ahhoz, hogy valóban prioritássá váljon ez a terület. A Bátor Tábor célja világos volt: olyan, jól strukturált adományozói rendszert kialakítani, amely hosszú távon képes elkötelezni az adományozókat, és ezzel kiszámíthatóbbá, stabilabbá teszi a működést.
A fejlesztési folyamat kezdetén már rendelkeztek tapasztalatokkal ezen a területen, de a korábbi próbálkozások nem vezettek tartós eredményhez. Ennek fő oka az volt, hogy a szervezet nem tudott elegendő időt és fókuszt fordítani a területre, mivel mindig akadtak sürgetőbb, határidős feladatok. Most azonban elhatározták, hogy dedikált figyelmet és energiát szentelnek az adományszervezés megújításának – méghozzá külső szakértők és példák bevonásával. Áttekintették más országokban működő, hasonló profilú szervezetek adományozói platformjait, és UX (user experience / felhasználói élmény) szakértői segítséggel kezdték kialakítani saját koncepciójukat.
Nehéz kezdet, de világos cél: hogyan született meg a Bátorító program?
A munka első szakasza kihívásokkal teli volt. Bár a szervezet tagjai elkötelezettek voltak az ügy iránt, sokáig nem tudtak konszenzusra jutni abban, milyen irányt vegyen a rendszeres adományozói program megújítása. A kreatív folyamat lelassult: a szövegezés, a vizuális megjelenés, az üzenetek, sőt még az is, hogy legyen-e külön logó, hosszantartó egyeztetések tárgya volt.
„Az első pár hónap nagyon hosszú folyamat volt nekünk házon belül, mert ennek a megújításnak a részleteibe nagyon sokáig nem tudtunk megegyezni. Nem mindig értettük egymást” – mesélte az egyik munkatárs. Végül a közös gondolkodás, a külső visszajelzések és a projekt határidejeinek közeledése segített abban, hogy átlendüljünk a nehézségeken. Az első, mindenkinek tetsző arculati elemek megszületése után elkezdett kirajzolódni az egységes irány. A kommunikációs stílus, a kulcsmondatok, a vizuális arculat, a grafikai elemek mind fokozatosan nyerték el végleges formájukat. „Egy ponton már tudtuk, hogy mit akarunk és miben hiszünk. Onnantól azt mondtuk: ez most így lesz, mert így tartjuk jónak.”
Így született meg a Bátorítók365 program, amely kifejezetten felnőttek bevonására épül, miközben a Bátor Tábor alapvetően gyermekekkel foglalkozik. Ez új kihívásokat hozott: olyan kommunikációt kellett kialakítani, amely egyszerre hiteles a szervezet profiljával összhangban, és mégis képes megszólítani azokat, akik nem közvetlenül érintettek az alapítvány fő célcsoportjának világában, de szívesen hozzájárulnának a munkához.
A megvalósításhoz számos szereplő munkája járult hozzá: a Stronger Roots program szakértői, a belső munkatársak, valamint külső szakértők – grafikusok, szövegírók és honlapfejlesztők. Maga a program is segített abban, hogy a folyamat időben haladjon: a vállalt határidők miatt a csapatnak döntéseket kellett hoznia, még akkor is, ha egy-egy kérdésben nem volt teljes egyetértés. A határidők tehát nemcsak korlátot jelentettek, hanem előre mozdító kereteket is.
Új struktúra, új szemlélet: mit hozott a program a szervezet működésébe?
A szervezet komolyan vette a rendszeres adományozás megújítását, ezért a teljes folyamatot egy olyan munkatárs kezébe adta, aki teljes figyelmet tudott szentelni ennek a területnek. Ennek célja nem csupán a projekt koordinálása volt, hanem az is, hogy a több mint ötszáz rendszeres támogatóból álló közösség valódi kapcsolódást éljen meg a szervezettel. A személyes kapcsolattartás, az elköteleződés fenntartása és az esetleges lemorzsolódási pontok felismerése – például bankkártyák lejárata – mind olyan feladatok, amelyek csak dedikált figyelemmel végezhetők hatékonyan.
A tapasztalatok szerint a rendszeres adományozókat nem csak megszerezni, hanem megtartani is kihívás. Azok, akik egy hirtelen érzelmi impulzusra kezdik el a támogatást, különösen hajlamosak idővel „kikopni”. Ennek megelőzéséhez fontos az érzelmi kötődés és a rendszeres kapcsolattartás: hírlevelek, közösségi csoportok, telefonos köszönetmondás, kisebb ajándékok – ezek mind segíthetnek a támogatói hűség fenntartásában.
A Stronger Roots program során megújult a rendszeres adományozói oldal a Bátor Tábor honlapján belül. Az új landing oldalon helyett kapott a Bátorítók365 program bemutatkozása szöveges és videós formában, a programmenedzser elérhetősége, a csatlakozás mellett szóló érvek, a Facebook csoport linkje, valamint a hírlevél feliratkozási lehetőség. Az oldalon megjelenik, hogy aktuálisan hány rendszeres támogatója van az Alapítványnak és hogy ők az idei évben összesen mennyi pénzt gyűjtöttek össze. Ez egy fontos visszacsatolás a már meglévő támogatók felé, de az újonnan érkezőknek is bemutatja, hogy milyen sokan állnak már az alapítvány mellett ilyen formában is. A megújult landing oldal legfontosabb eleme a Csomagok menüpont, ahol öt opció közül választhatja ki az érdeklődő a számára leginkább megfelelő támogatási összeget. Minden csomag mellett szerepel, hogy az adott összeg nagyjából milyen költségét fedezi az alapítványnak. Például, ha a Gyógyító Napok csomagot választja valaki, vagyis napi 500 forinttal (havi 9000 forint) támogatja a Bátor Tábort, azzal hozzájárul, hogy a legmodernebb eszközök legyenek a tábori mini kórházban.
A Bátorítók közé való belépés után fontos, hogy ne csak egyszeri, impulzus vezérelte támogatás alakuljon ki, hanem valódi elköteleződés a rendszeres támogatás mellett. Ennek erősítésére alakítottuk ki a donormenedzsment folyamatát, amivel célunk volt a közösségi érzés erősítése. A donormenedzsment részei a telefonos beszélgetések, érdeklődő emailek, vagy például a hamarosan lejáró bankkártyákra való figyelmeztető üzenetek.
A közösségi érzést erősíti a Bátorítók számára létrehozott Facebook csoport és a negyedéves hírlevél, ahol a Bátor Tábor Alapítvány életéről és egyéb extra tartalmakról olvashatnak a rendszeres támogatók, de ezt a célt szolgálják a Bátorítóknak szóló események is.
Mindemellett különösen fontos szerepet szentelnek a rendszeres köszönetnyilvánításnak és hálának.
A Bátor Tábor példája jól mutatja, hogy az adományszervezés nem pusztán technikai, hanem stratégiai és szemléleti kérdés is. A Bátorítók365 program nemcsak egy új honlapot és arculatot jelent, hanem azt is, hogy a szervezet belső prioritásként kezeli az egyéni támogatókhoz való kapcsolódást – olyan módon, amely mindkét fél számára értéket teremt.
Tanulságok és hasznos tanácsok
A stratégiai irányt előbb tisztázni kell, mielőtt kampányt indítasz.
Egy jól működő adományozói program nem arculattal vagy hirdetéssel, hanem közös értékekben és világos célokban gyökerezik.A rendszeres támogatók megtartása legalább olyan fontos, mint az új támogatók megszerzése.
Az elköteleződés fenntartása figyelmet, törődést és tudatos kommunikációt igényel – nem elég csak köszönetet mondani.A kreatív döntésekhez idő kell – de a határidők segíthetnek a fókuszálásban.
A belső viták és egyeztetések természetes részei a fejlődésnek, de a külső keretek segítenek végigvinni a folyamatot.A dedikált felelős kijelölése elengedhetetlen a hatékony donormenedzsmenthez.
Egy jól működő rendszerhez szükség van valakire, aki fókuszáltan kezeli a támogatói kapcsolatokat – adminisztratív és tartalmi szinten is.