Miért szükséges az adatbázis alapú kommunikáció a civil szervezet működésében?

A civil szervezet ideális esetben nem pusztán a munkatársakból áll. Hanem a munkatársak mellett áll még mindazokból, akik a szervezet missziójával és céljával egyetértenek, hisznek benne és adott esetben képesek és akarnak is tenni érte. A civil szervezetek úgy lehetnek igazán válságállóak, fenntarthatóak és hatékonyak, ha kiépítik saját társadalmi bázisukat, amelyben támaszra találnak különféle tevékenységeik megvalósításához: az eseményeiket és programjaikat önkéntesek segítik sikerre vinni, rövid. és hosszútávú terveiket magánadományozók és vállalati kapcsolatok teszik kiszámíthatóbbá, munkájuk professzionalizálásában pedig szakértői bázisukra számíthatnak. Ennek eléréséhez elengedhetetlen, hogy a civil szervezet jelen legyen követői és támogatói életében, szóljon hozzájuk és tudja, kit hol és mivel érhet el saját céljai megvalósításához. Magyarán szólva: adatbázisra lesz szükségünk.

Milyen céljai lehetnek az adatgyűjtésnek?

Az adatbázis menedzsment első lépései közé tartozik tehát a célok meghatározása. Az adatbázis tagjaival való kommunikáció célja ugyanis sokféle lehet, például:

  • bizalomépítés követőink és lehetséges támogatóink felé

  • márkaépítés, az ismertség növelése

  • eseményszervezés

  • adománygyűjtés

  • meglévő támogatók aktív bevonása (pl. eseményhez az önkéntes vagy a követő adományozásra kérése)

  • új támogatók bevonzása

Hogyan lesz adatbázisod?

Először ne gondold, hogy valami teljesen új fába kell vágnod a fejszét, hiszen minden szervezetnek van adatbázisa, még akkor is, ha nem így hívja, vagy azt gondolja, nincsen. Az adatbázis ugyanis valójában egymáshoz kapcsolódó információk bármilyen gyűjteménye. Ha tehát a szervezetnél megvan mondjuk a támogatókhoz kapcsolódó névlista és email elérhetőség egy excel táblázatban, az máris egy kisebb adatbázist jelent.

Hogyan növelheted az adatbázisodat és hogyan érdemes?

A civil szervezetek munkájuk során számos lehetőséget kihasználhatnak arra, hogy a számukra szükséges adatokat összegyűjtsék. Ilyen lehetőség például egy rendezvény, esemény, kérdőív vagy éppen petíció aláírására buzdítás. Érdemes végiggondolni, hogy milyen adatokra van szükségünk a velük később folytatott kommunikációhoz, mire akarjuk használni az adatokat, mit szeretnénk tudni az egyes kontaktokról, hogy legközelebb hatékonyan szólítsuk meg őket valamilyen ügyben. A különböző célokhoz más-más adatokkal kell rendelkeznünk, így a második lépés a célokhoz szükséges adatok meghatározása lesz. Például más adatokra lehet majd szükségünk, ha eseményre szeretnénk célzottan meghívni embereket, ahol mondjuk a lakóhelyi adat is számíthat, és más, ha online adományozás miatt küldenénk ki levelet. Ezen kívül az adatgyűjtésre vonatkozó irányelveket (GDPR) sem szabad figyelmen kívül hagyni, amely megszabja, hogyan lehet az adatokat gyűjteni, tárolni és felhasználni.

Az adatgyűjtés online és offline módjairól egy következő cikkünkben olvashatsz majd bővebben!

Elérés a közösségi médián keresztül - nem elég?

Felmerül a kérdés, hogy a social média korában miért van egyáltalán szükség adatbázis építésre. A közösségi média jelenlét ugyanis mára, mondhatni kötelező feladata a civil szervezeteknek, és itt - bár organikusan egyre kisebb hatékonysággal, de célzott hirdetések formájában - elérhetünk akár többezer embert, akik lehetséges támogatóink lehetnek.

Mi értelme külön adatbázist vezetni, amit ráadásul nekünk kell frissen tartanunk? Erre több válaszunk is van:

  • az adatokkal maga a szervezet rendelkezik: a közösségi média esetén csak közvetett módon érjük el azokat, akik támogatóink vagy célcsoportunk, míg a saját adatbázis gondos tárolásakor nem veszítjük el már meglévő kapcsolatainkat.

  • segíti a tudatos tervezést: az adatbázisunk növelését nem egy algoritmus befolyásolja, hanem a saját céljainknak megfelelő adatgyűjtő tevékenységeink alapján tudunk hatékonyak lenni. Mi határozhatjuk meg, milyen adatokat gyűjtünk és tárolunk a különféle céljainkhoz, nem egy meglévő keretrendszer, pl. a Facebook változó algoritmusa által felkínált lehetőség mentén van módunk dolgozni.

  • személyre szabott üzenetek = nagyobb aktivitás: saját adatbázis használatával és analízisével sokkal jobban tudjuk kontrollálni és mérni, kihez mi jut el. Figyelemmel tudjuk kísérni, kit mi érdekel, majd pl. érdeklődés, adományozói mentalitás, bekerülési forrás mentén különféle üzeneteket, kéréseket tudunk nekik küldeni, ami őket inkább megszólítja.

  • automatizmus: válaszleveleket, köszönő és üdvözlő üzeneteket tudunk beállítani személyre szabottan, ami szorosabb kapcsolatot és nagyobb elköteleződést generálhat a szervezet és a vele kapcsolatban állók között. De arra is használhatjuk, hogy a leveleket nem megnyitók leszűrésével nekik még egy körben újra figyelmükbe ajánlhassuk a soron következő eseményünket vagy felhívásunkat. Az automatikus levelek ráadásul sok időt is megtakarítanak a szervezet számára.

Első körben a komplexebb folyamatokat kezelő rendszerek gyakorlatait mutatjuk be az alábbi cikkekkel, de hamarosan bővítjük az esetleírásokat egyszerű, alapszintű folyamatokat intuitív módon kezelő rendszerekkel is.


Illusztráció: whoisjamiejones.com